Audit betekenis
De betekenis van audit verwijst naar een onafhankelijk onderzoek waarin wordt nagegaan of een organisatie, een proces of een product de norm haalt die vooraf is vastgelegd. Kondigt je werkgever een audit aan, dan komt er dus iemand kijken of wat op papier is afgesproken ook in het dagelijkse werk gebeurt.
Zo’n bezoek eindigt niet met een cijfer maar met een rapport vol bevindingen, en die bevindingen hebben gevolgen: een verbeterpunt, een afwijking die je moet oplossen of een certificaat dat pas later komt. Het woord hoort thuis in de bedrijfsvoering. Je kent het van de accountant die de jaarrekening controleert, van kwaliteitszorg en ISO-certificering, en van de zorg. Het Nederlands leende audit uit het Engels, dat het op zijn beurt ontleende aan het Latijnse woord voor horen. Ontbreekt er nog iets? Stuur het in en maak kans op een Bol.com waardebon t.w.v. €100!
Wat betekent audit precies?
De betekenis van audit is die van een bijzondere soort controle. Het Algemeen Nederlands Woordenboek zet audit onder het bredere woord controle en rekent er twee dingen toe: een onderzoek naar hoe een bedrijf, een proces of een product functioneert, en de controle die een accountant uitvoert. Wat een audit tot audit maakt, is de meetlat. Die moet vooraf vastliggen: zonder zo’n normenkader telt een onderzoek volgens de vakliteratuur over IT-audit niet als audit. In kwaliteitskringen gelden vier kenmerken: het onderzoek is systematisch en onafhankelijk, het wordt vastgelegd, en het toetst aan vooraf afgesproken criteria. Het doel is zekerheid bieden, aan de opdrachtgever of aan mensen buiten de organisatie.
Soms bedoelt iemand met audit niet het onderzoek, maar het verslag dat eruit voortkomt. Meestal gaat het wel om het onderzoek zelf, bijvoorbeeld als duizend bedrijven worden aangeschreven en er bij een klein deel een korte audit volgt.
Hoe verschilt een audit van een inspectie of een assessment?
Controle is het overkoepelende woord, en een audit is een vorm ervan met een vaste norm als maatstaf. Over het verschil met inspectie lopen de meningen uiteen. Lijsten met Nederlandse vervangers zetten inspectie gewoon naast audit. Een Belgische kwaliteitsauditor ziet een duidelijk verschil: bij een inspectie loop je een vaste lijst af en is het antwoord ja of nee. Een auditor zoekt daarentegen naar het systeem achter de bevindingen, legt verbanden en gaat in gesprek met de mensen.
Een assessment meet iets of bepaalt een waarde. Een audit spreekt juist een oordeel uit, zoals over de vraag of cijfers een getrouw beeld laten zien. Meer over dat woord vind je bij de assessment betekenis. Dicht bij audit ligt ook compliance: daarbij draait het om je houden aan wetten en regels, en een audit kan toetsen of dat echt gebeurt. Zie ook: compliance betekenis.
Wie voert een interne audit uit, en wie een externe?
Een interne audit doet iemand die zelf op de loonlijst staat van het bedrijf dat wordt doorgelicht. De externe auditor staat erbuiten en hangt niet van dat bedrijf af. In het dagelijks gebruik zeg je bijvoorbeeld dat een bedrijf de interne audit laat doen door eigen deskundigen, terwijl de financiële audit bij de accountants ligt. Ook in het nieuws kom je de externe audit tegen: er werd pas gestemd nadat de directie hem had voorgelegd. Het IIA, het internationale beroepsinstituut van interne auditors, ziet interne audit als werk dat zekerheid en advies levert, onafhankelijk en objectief, zodat de organisatie beter gaat draaien.
In de vakpraktijk kom je daarnaast de indeling in partijen tegen. De eerste partij is de onderneming zelf, de tweede meestal een klant die zijn leverancier doorlicht, en de derde een certificerende instelling zonder eigen belang.
Waar let een auditor op, en wanneer is iets een afwijking?
Een auditor legt de praktijk naast het normenkader, verzamelt bewijs en schrijft zijn bevindingen op in een rapport. Bij een procesaudit bekijkt hij een maatregel op drie niveaus: hoe hij is bedacht, of hij er werkelijk is en of hij in de praktijk ook functioneert. Vakmensen spreken van opzet, bestaan en werking. Tijdens een certificeringsaudit praat de auditor met mensen van de directie tot de werkvloer, bekijkt hij registraties en vraagt hij geregeld of je iets kunt laten zien.
Voldoet iets niet aan een eis, dan heet dat een non-conformiteit of afwijking. Bevindingen krijgen doorgaans een van vier gradaties: conform, observatie, minor afwijking of major afwijking. Heeft een bedrijf zijn interne audit wel gedaan maar niet alles gedekt, dan noteert de auditor een minor afwijking. Ontbreekt de interne audit helemaal, dan is dat een major afwijking en komt het certificaat pas na herstel.
Welke rol speelt een audit bij ISO-certificering?
Een kwaliteitsaudit zoekt bewijs dat een organisatie werkt zoals een norm voorschrijft. Zulke audits horen bij certificering. Voor ISO 9001, en net zo goed voor ISO 14001 of ISO 27001, begint wie een certificaat wil met een initiële audit in twee fasen. Eerst gaat de auditor door de documentatie heen. In de tweede fase kijkt hij of het werk ook zo verloopt.
Slaag je, dan mag je het certificaat drie jaar voeren. In die tijd volgt elk jaar een kortere controle-audit, waarvoor de auditor opnieuw langskomt, en na afloop van de periode wacht een hercertificering. Voor de auditors zelf bestaat de norm ISO 19011, met richtlijnen voor het auditen van managementsystemen. Daarvoor kun je geen certificaat halen: het is een handleiding en geen lijst met eisen.
Audit betekenis in de zorg: wat toetst een HKZ-audit?
Krijgt een zorginstelling een audit, dan wordt haar zorgproces langs duidelijke criteria gelegd, bijvoorbeeld uit richtlijnen. Zo blijkt of de eisen gehaald worden, en waar risico’s en kansen op verbetering zitten. Zorg- en welzijnsorganisaties kunnen werken met HKZ, voluit Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector. Dat is een Nederlandse norm die voortbouwt op ISO 9001 en waarvoor je een certificaat kunt krijgen, na een externe audit. Er zijn aparte schema’s, onder meer voor fysiotherapie, ggz, jeugdzorg, kraamzorg, kinderopvang en kleine organisaties. Tijdens een HKZ-audit let de auditor bijvoorbeeld op cliëntveiligheid, op meldingen en klachten, op risico’s en de maatregelen daartegen, en op verbeteracties die je ook echt terugziet.
Wat houdt een financiële audit in?
Gaat het over geld, dan staat audit gelijk aan de accountantscontrole: een onderzoek of de verslaglegging, zoals de jaarrekening, te vertrouwen is. De Engelse Wikipedia noemt dit zelfs de toepassing waarvoor het woord het vaakst wordt gebruikt. Een financiële audit geeft redelijke zekerheid en geen absolute. De accountant zoekt naar fouten die er in de cijfers echt toe doen. Hij hoeft daarvoor niet elke boeking te zien, en werkt dus vaak met steekproeven.
Niet elke onderneming krijgt hiermee te maken. Grotere ondernemingen moeten hun jaarrekening laten controleren, maar een onderneming in de categorie klein hoeft dat niet. De grensbedragen daarvoor zijn in het verleden al eens verhoogd.
Een audit staat of valt met de afgesproken norm
Of het nu gaat om de jaarrekening, een ISO-certificaat of een HKZ-norm, onder elke audit ligt dezelfde voorwaarde: er is vooraf vastgelegd waaraan getoetst wordt. Daarin verschilt een audit van een losse controle zonder vaste maatstaf. Hoor je dat er een audit aankomt, dan is de nuttigste vraag daarom niet wie er komt, maar welke norm er op tafel ligt. Wie dat weet, weet ook waar de auditor naar zal vragen en welk bewijs je paraat moet hebben.